Je weet waarschijnlijk al lang dat het laten zien van echte mensen op je website goud waard is. Mensen doen nu eenmaal graag zaken met echte mensen, niet met anonieme bedrijfslogo’s. Het tonen van je team zorgt voor vertrouwen en maakt je bedrijf benaderbaar. Daarom werken echte foto’s ook veel beter dan stockfoto’s of AI gegenereerde plaatjes.
Maar dan komt die ene term om de hoek kijken: de AVG. Mag je die leuke foto’s van je collega’s zomaar online zetten? Het korte antwoord is dat het zeker mag, maar alleen met toestemming van de persoon op de foto.
De AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) is de Europese privacywet die bepaalt hoe organisaties moeten omgaan met persoonsgegevens. De wet beschermt de privacy van mensen door regels te stellen voor het verzamelen, opslaan, gebruiken en delen van hun gegevens.
Het verschil tussen sfeer en portret
Er zit juridisch gezien een verschil in hoe je iemand fotografeert. Maak je overzichtsfoto’s van een bedrijfsevenement of een drukke werkvloer waar mensen toevallig op staan, dan kun je je vaak beroepen op het zogenaamde gerechtvaardigd belang dat je als bedrijf kan hebben. Je laat sfeer in beeld brengen en het gaat niet specifiek om die ene persoon rechtachter in de hoek.
Dat verandert volledig als je medewerkers herkenbaar en geposeerd in beeld brengt, zoals fotografie voor vacatures of foto’s voor bij de ‘Werken bij’ pagina. In dat geval zijn persoonsgegevens in het spel en heb je een wettelijke grondslag nodig. De veiligste en netste weg is hier simpelweg schriftelijk toestemming vragen. Je mag er niet zomaar vanuit gaan dat iedereen het prima vindt om met zijn gezicht op het internet te staan, ook niet als ze bij jullie werken.
Het gebruik maakt dus nog al uit. Een foto van 1 of een paar personeelsleden bij een marketing uiting is iets anders dan een groep mensen die toevallig ook op de foto’s staan.
Maak duidelijke afspraken op papier
Mondelinge toestemming is leuk, maar bij discussies achteraf heb je er niets aan. Daarom is het werken met een quitclaim (of model release formulier) echt een aanrader. Dat is een formulier waarin je medewerker zwart-op-wit aangeeft dat de foto’s gemaakt en gepubliceerd mogen worden. Ik kan je een dergelijk formulier bij een opdracht toesturen. Zodat jullie op basis daarvan jullie eigen versie kunnen maken.
In zo’n verklaring leg je vast waar de foto’s voor gebruikt worden. Is het alleen voor intern gebruik, voor de website, of ook voor social media campagnes? Door dit vooraf vast te leggen, weet iedereen waar die aan toe is. Het beschermt jou als opdrachtgever en geeft je medewerker duidelijkheid over wat er met zijn of haar portret kan gebeuren.
Dwing niemand voor de lens
Misschien wel de belangrijkste tip: dwing niemand. Mensen moeten vrijwillig en zonder dwang op foto’s komen. Wil je foto’s gebruiken voor marketing of foto’s laten maken voor de website? Richt je dan op mensen die het wél leuk vinden. Enthousiasme zie je direct terug in het eindresultaat. Vaak werkt het goed om vooraf aan te kondigen dat er een fotograaf komt. Maak duidelijk afspraken wie er op de foto gaat en zorg dat dit vrijwillig is. Je zult zien dat er altijd genoeg collega’s zijn die met plezier het gezicht van het bedrijf willen zijn. Mensen na afloop van de shoot bedanken door middel van een cadeautje of waardebon is een goed idee. Dit kan ook zorgen dat er meer mensen mee willen doen.
Wat als een collega vertrekt?
De AVG regelt ook dat mensen het recht hebben om vergeten te worden. Als een medewerker uit dienst gaat of simpelweg zijn toestemming intrekt, moet je de foto’s in principe verwijderen. Dat is vervelend als je net je hele homepage hebt opgehangen aan die ene manager die nu bij de concurrent werkt. Daarom is het handig dezelfde soort foto’s van diverse mensen te laten maken.
Denk vooraf ook na over de houdbaarheid van je beelden. Gebruik voor groot drukwerk of langlopende campagnes misschien liever medewerkers die ook aandeelhouder zijn en dus niet zo snel zullen vertrekken. Voor de website is het minder erg; daar is een foto zo vervangen. Zorg er in ieder geval voor dat je het verzoek tot verwijdering serieus neemt en netjes afhandelt. Hoewel ik als fotograaf met deze regels te maken heb en zorgvuldig te werk ga, ben ik natuurlijk geen jurist. Wetgeving is complex en elke situatie kan anders zijn. Twijfel je over jouw specifieke situatie of wil je waterdichte contracten opstellen? Laat je dan altijd adviseren door een juridisch specialist. Met een beetje gezond verstand en goede communicatie kom je echter al een heel eind om je bedrijf dat persoonlijke gezicht te geven waar klanten naar op zoek zijn.
Zijn jullie op zoek naar een fotograaf met heel ervaring bij het maken van bedrijfsfoto’s van personeel? Neem contact op: info@wilmardik.nl of 06 5152 0360 😊
Wil je meer lezen over fotografie en portretten bekijk dan mijn informatie over portretfotografie of informatie over bedrijfsfotografie.